SOS FEC – Un service BAMS & Associés – Une réponse à l’urgence en cas de contrôle de votre comptabilité
Rappel des obligations légales sur le fichier FEC
Depuis le 1er janvier 2014, les contribuables tenant leur comptabilité de façon informatisé, doivent pouvoir présenter à l’administration fiscale un fichier « FEC » ou « fichier des écritures comptables ». Ce fichier normé est généré par le logiciel comptable ou l’ERP de l’entreprise, et respecte une forme strictement définis par le livre des procédures fiscales à l’article L 47 A-I.
Pour être concerné par cette obligation, il faut que votre comptabilité soit tenue au moyen de systèmes informatisés et que votre entreprises relève de l’impôt sur les sociétés ou de l’impôt sur le revenu dans la catégorie des Bénéfices Industriels et Commerciaux (BIC), des Bénéfices Non Commerciaux (BNC) ou des bénéfices agricoles (BA).
A ce jour, les auto-entrepreneurs et les adhérents aux régimes micro sont eux dispensé de la remise de ce fichier.
Le fichier doit revêtir un formalisme strict, et doit être :
– un fichier à plat, à organisation séquentielle et structure zonée, remplissant les critères définis au VI de l’article A 47 A-1 du LPF ;
– ou bien structuré, codés en XML, respectant la structure du fichier XSD dont les spécifications sont consultables sur le site des impôts, rubrique «Professionnels».
Les causes récurrentes de non-conformité du fichier FEC
De nombreux éditeurs émettent des FEC non conforme aux obligations légales, et contenant parfois des caractères interdits, ou une mauvaise syntaxe. Un contact avec l’éditeur peut parfois résoudre le problème, mais les délais parfois longs ne sont parfois pas satisfaisant, surtout dans le cadre d’une procédure de contrôle fiscal.
Outil de contrôle de la conformité du FEC
L’administration fiscale a prévu un outil, nommé « Test compta demat », il est téléchargeable gratuitement à l’adresse suivante : https://www.economie.gouv.fr/dgfip/outil-test-des-fichiers-des-ecritures-comptables-fec (compatibilité Windows uniquement).
Il permet d’auditer le fichier et d’émettre un rapport précisant si le FEC répond ou non à la structure imposée par l’administration. Une fois le FEC analysé, un rapport de conformité ou de non-conformité est émis. Il permet de recenser les différents problèmes recensés dans le fichier.
Rappel des obligations légales sur le fichier FEC
Depuis le 1er janvier 2014, les contribuables tenant leur comptabilité de façon informatisé, doivent pouvoir présenter à l’administration fiscale un fichier « FEC » ou « fichier des écritures comptables ». Ce fichier normé est généré par le logiciel comptable ou l’ERP de l’entreprise, et respecte une forme strictement définis par le livre des procédures fiscales à l’article L 47 A-I.
Pour être concerné par cette obligation, il faut que votre comptabilité soit tenue au moyen de systèmes informatisés et que votre entreprises relève de l’impôt sur les sociétés ou de l’impôt sur le revenu dans la catégorie des Bénéfices Industriels et Commerciaux (BIC), des Bénéfices Non Commerciaux (BNC) ou des bénéfices agricoles (BA).
A ce jour, les auto-entrepreneurs et les adhérents aux régimes micro sont eux dispensé de la remise de ce fichier.
Le fichier doit revêtir un formalisme strict, et doit être :
– un fichier à plat, à organisation séquentielle et structure zonée, remplissant les critères définis au VI de l’article A 47 A-1 du LPF ;
– ou bien structuré, codés en XML, respectant la structure du fichier XSD dont les spécifications sont consultables sur le site des impôts, rubrique «Professionnels».
Les causes récurrentes de non-conformité du fichier FEC
De nombreux éditeurs émettent des FEC non conforme aux obligations légales, et contenant parfois des caractères interdits, ou une mauvaise syntaxe. Un contact avec l’éditeur peut parfois résoudre le problème, mais les délais parfois longs ne sont parfois pas satisfaisant, surtout dans le cadre d’une procédure de contrôle fiscal.
Outil de contrôle de la conformité du FEC
L’administration fiscale a prévu un outil, nommé « Test compta demat », il est téléchargeable gratuitement à l’adresse suivante : voir bouton pour télécharger (compatibilité Windows uniquement).
Il permet d’auditer le fichier et d’émettre un rapport précisant si le FEC répond ou non à la structure imposée par l’administration. Une fois le FEC analysé, un rapport de conformité ou de non-conformité est émis. Il permet de recenser les différents problèmes recensés dans le fichier.
Délai de la remise du FEC
Le fichier FEC doit être remis au service du vérificateur dans un délai de 15 jours à compter de la réception d’un avis. Il peut être transmis via la plateforme d’échange sécurisée de la Dgfip (Escale) ou directement par e-mail si le poids le permet.
Le plus souvent, il faudra communiquer les 3 derniers fichiers, le contrôle portant souvent sur plusieurs années.
Sanctions
Si votre entreprise ne respecte pas le délai ou les procédures de transmission des fichiers, l’administration vous informera de l’annulation de la procédure d’examen de comptabilité. Vous vous exposez à l’application d’une amende d’un montant de 5 000 € (CGI art. 1729 D, I). Celle-ci s’applique ainsi si vous transmettez une copie de votre fichier des écritures comptables ne répondant pas aux normes fixées par l’article A 47 A-1 du LPF. L’amende est donc applicable dès lors que le vérificateur constate le manquement à l’obligation de présentation d’un FEC conforme.
Cette amende est susceptible de s’appliquer pour chacun des exercices visés par la procédure de vérification de comptabilité.
Si votre entreprise ne respecte pas son obligation de présenter sa comptabilité par la remise des fichiers des écritures comptables (FEC), l’administration peut engager une vérification de comptabilité dans les locaux de votre entreprise (LPF art. L 47 AA, 2).
Application de la procédure d’évaluation d’office
En matière de vérification de comptabilité, en plus de l’amende précédemment décrite, si vous ne respectez pas votre obligation de présentation de votre comptabilité informatisée par la remise d’une copie de votre Fichier des écritures comptables, vos bases d’imposition peuvent être évaluées d’office (LPF art. L 74, al. 2). Ainsi votre refus ou votre incapacité de remettre à l’administration une copie de votre FEC peuvent constituer un motif d’ « opposition à contrôle fiscal » permettant à l’administration fiscale de procéder à une évaluation d’office des bases d’imposition et à l’application d’une majoration de 100 % des droits rappelés (CGI art. 1732).
Chez BAMS & Associés nous comprenons les complexités du fichier FEC, et nous avons aidé de nombreuses entreprises à résoudre les problèmes liés à sa conformité et sa remise.
Ce que nous vous proposons :
- Audit de Conformité : Notre équipe effectuera une analyse minutieuse de votre fichier FEC pour s’assurer qu’il est conforme aux obligations fiscales en vigueur.
- Correction des Erreurs : Si des erreurs ou des non-conformités sont détectées, nous travaillerons rapidement pour les corriger et assurer que votre fichier FEC soit prêt pour la soumission.
- Conseils Proactifs : Notre équipe vous fournira des conseils proactifs pour assurer la conformité avec votre éditeurs de logiciel.
Contactez-nous dès aujourd’hui, en utilisant le formulaire ci-dessous, dédié SOS FEC pour rentrer en contact avec un spécialiste, obtenir un devis et commencer l’accompagnement.
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