Il existe en France plusieurs délais légaux quant à la conservation des documents pour les entreprises, ainsi que des délais de prescription.
Nous vous avons recensés les plus importants ci-après.
DOCUMENT CIVIL ET COMMERCIAL
| TYPE DE DOCUMENT | DUREE DE CONSERVATION |
| Contrat ou convention conclu dans le cadre d’une relation commerciale, correspondance commerciale | 5 ans |
| Garantie pour les biens ou les services fournis au consommateur | 2 ans |
| Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 €) | 10 ans à partir de la livraison ou de la prestation |
| Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers | 30 ans |
| Document bancaire (relevé, talon de chèque, …) | 5 ans |
| Document de transport de marchandises | 5 ans |
| Déclaration en Douane | 3 ans |
| Police d’assurance | 2 ans à partir de la résiliation du contrat |
| Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle) | 5 ans à partir de la fin de la protection |
| Dossier d’un avocat | 5 ans à partir de la fin du mandat |
PIECES COMPTABLES
| TYPE DE DOCUMENT | DUREE DE CONSERVATION |
| Livre et Registre comptable : livre journal, grand livre, livre d’inventaire, etc … | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice |
| Pièces justificatives : bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseurs, etc … | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice |
DOCUMENT FISCAL
Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’Administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans (ce délai est porté à 10 ans en cas d’activité occulte – fraude fiscale, travail dissimulé, absence de déclaration, activité illicite).
Ce délai commence à partir :
- De la dernière opération mentionnées sur les livres ou les registres
- Ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis
Exemple : les éléments concernant les revenus 2022, déclarés en 2023, devront être conservés jusqu’à fin 2028.
Les impôts concernés par ce délai sont :
- Impôt sur le revenu et sur les sociétés
- Bénéfices Industriels et Commerciaux (BIC) et Bénéfices Non Commerciaux (BNC)
- Impôts directs locaux (taxes foncières, …)
- Cotisation Foncière des Entreprises (CFE)
- Cotisation sur la Valeur Ajoutée des Entreprises (CVAE)
- Taxes sur le chiffre d’affaires (TVA et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d’assurance, …)
DOCUMENT SOCIAL (Société Commerciale)
| TYPE DE DOCUMENT | DUREE DE CONSERVATION |
| Statuts d’une société, d’un GIE ou d’une Association (si nécessaire, pièce modificative de statuts) | 5 ans à partir de la radiation du RCS |
| Compte Annuel (bilan, compte de résultat, annexe, …) | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice |
| Traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société (+documents de la société absorbée) | 5 ans |
| Registre de titres nominatifs, Registre des mouvements de titres, Ordre de mouvement, Registre des procès-verbaux d’Assemblées et de Conseils d’Administration | 5 ans à partir de la fin de leur utilisation |
| Feuille de présence et pouvoirs | 3 derniers exercices |
| Rapport du gérant ou du Conseil d’Administration | 3 derniers exercices |
| Rapport des Commissaires aux Comptes | 3 derniers exercices |
GESTION DU PERSONNEL
| TYPE DE DOCUMENT | DUREE DE CONSERVATION |
| Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique) | 5 ans |
| Registre unique du personnel | 5 ans à partir du départ du salarié |
| Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite | 5 ans |
| Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires | 3 ans |
| Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait | 3 ans |
| Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation | 1 an |
| Observation ou mise en demeure de l’inspection du travail et vérification ou contrôle du Comité Social et Economique (CSE) | 5 ans |
| Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie | 5 ans |
DELAI DE REPRISE PAR L’ADMINISTRATION
En principe, le délai de reprise de l’Administration peut intervenir jusqu’à la fin de la troisième année qui suit celle au titre de laquelle l’imposition est due (soit l’année en cours + 3 ans).
Cependant, en cas d’activité occulte (activité non déclarée auprès du CFE ou du Greffe ou activité illicite) exercée par le contribuable, le délai de reprise peut être porté jusqu’à la fin de la dixième année qui suit celle au titre de laquelle l’imposition est due (soit l’année en cours + 10 ans).
CONSERVATION DES DOCUMENTS
En tant qu’Expert-Comptable, nous ne conservons que les livres et les registres comptables.
Tous les autres documents sont à conserver par vos soins.
Les documents papiers doivent être conservés en tant que tels. Ils ne peuvent être conservés sous format numérique que si le processus permet de certifier l’inaltération de la forme ou du contenu, que si une empreinte électronique est apposée et que s’il y a mise en place d’un coffre-fort numérique ou un Système d’Archivage Electronique.
Les factures électroniques que vous recevez doivent également répondre à ces critères.
DELAI DE PRESCRIPTION DE DROIT COMMUN
L’article 2224 nouveau du Code Civil défini le délai de droit commun à cinq ans pour « les actions personnelles ou mobilières à compter du jour où le titulaire d’un droit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant de l’exercer ».
Les consommateurs disposent donc d’un délai de cinq ans pour rechercher la responsabilité contractuelle ou délictuelle des professionnels (à l’exception des dommages corporels pour lesquels la durée de prescription est de dix ans).
L’article L.110-4 modifié du Code de Commerce défini ainsi que les actions entre commerçants ou entre commerçants et non-commerçants se prescrivent désormais par cinq ans.
L’article 225 nouveau du Code Civil indique que les actions en responsabilité contre les avocats seront toujours engagées dans ce délai de cinq ans.
Vous pouvez retrouver toutes ces informations sur internet et notamment sur les sites cités ci-dessous.
Sources :
https://entreprendre.service-public.fr/vosdroits/F10029
https://www.impots.gouv.fr/www2/precis/precis.html?ancre=cpt-19.5